入社初日、PCと携帯電話を支給され、あとは放置。翌日からは、一担当としてのパフォーマンスを要求される。分からないことだらけだが、誰に聞けばよいかさえ分からない。マニュアルが、どのフォルダを漁っても存在しない。よく聞くベンチャーあるあるですよね。でも、Synspectiveは違います。今回は、新入社員の内９割以上がサムズアップしてくれる新入社員オンボーディングプログラムを紹介します。
とはいえ、Synspectiveも創業して2年間は、上記の「ベンチャーあるある」を地で行くような状態でした。オンボーディングは存在せず、ナレッジやマニュアルなどは全てGoogle フォルダではなく各従業員の頭の中に保管されていました。ただ、当時は従業員の数も少なく、分からないことは知っている人に聞いてしまえばよいので、特に問題になることはありませんでした。しかし、2019年の終わり頃、毎月のように新入社員が入社し、半年で従業員の数が倍に！加えて、日本語が話せず日本で働くのが初めてというグローバルメンバーも増え、フォロー体制の充実も急務になりました。個別対応やチーム任せの受け入れ体制にいよいよ限界がきて、体系的オンボーディングの必要性を痛感。まずは、他社のベストプラクティスを調査しつつ、自社の組織体制を踏まえ、新入社員と受け入れチームが負担にならない、かつ、効果的なオンボーディングを模索しました。
当時のSynspectiveのオンボーディングのゴール（目指すべき状態）は２つありました。
①新入社員全員が「自分は歓迎されている！」と感じられている状態
②すぐにロケットダッシュが切れ、3か月以内に100ー120％のパフォーマンスが出せる状態
そのためにHRができることは何かを考え、色々やってみました。何が上手くいって何がダメだったか、新入社員からのフィードバックを確認しながら試行錯誤を繰り返す日々。紆余曲折ありましたが、新入社員を受け入れる各チームの協力もあり、95％以上の新入社員からポジティブフィードバックをもらえるような新入社員オンボーディングプログラムが完成しました。それがこちらです。
■5日間の HR Online Onboarding
入社初日は、新入社員にとってはワクワクと緊張が入り混じるような一日です。緊張を少しでも和らげるため、「Welcome to Synspective」と、満面の笑顔でお迎えします。日本語が話せないメンバー、または英語が得意ではないメンバーもいるので、オンボーディングは英語と日本語を混ぜながら実施されます。まずは、午前中に2時間かけてPCのセットアップをITチームが主導で新入社員自らが行います。その後、Welcome Lunchを挟み、午後からは労務関連の説明とそれぞれの新入社員が所属するチームメンバーとのミーティングが行われます。
入社2日目から5日目は、毎日各30分〜1時間程度のHRとのオンボーディングミーティングをオンラインで実施します。評価制度、会社のカルチャーとイベント、組織図、会社戦略についての説明を小分けにして行います。また、その時点で困っていることや分からないことがあれば、このオンボーディングミーティングで吸い上げて即解決します。オンボーディングで使う資料は全てGoogle Classroomに保管し、いつでもアクセス可能な状態にしてあります。マニュアルや社内規定等も社内ポータルサイトでいつでも確認できます。
■新入社員用 Buddy 制度
Synspectiveでは、新入社員全員にBuddyがアサインされます。Buddyは所属チーム以外のメンバーから選出します。Buddy Systemの目的は、2つあります。１つ目は、新入社員が早く会社に慣れてもらうために、気軽に話せる人を作っておくことです。２つ目は、社内コミュニケーションの活性化です。普段業務で話す機会のないメンバー同士を繋げることもあれば、違う部署で働く同じ職種のエンジニア同士をBuddyにすることもあります。
■HR フォローアップ
1か月後を目安にHRから新入社員と1 on 1を実施しフォローアップをします。その際に、現在の状況確認や困りごとがないかどうかの確認と併せて、オンボーディングへのフィードバックも集め、今後の改善に繋げていきます。最近では、リモートワークが多いこともあり、3か月後にもう一度HRフォローアップミーティングの機会を設けるようにしています。
以上、HRが提供する会社全体のオンボーディングの紹介でした。
今後も、より良いオンボーディング体験を提供できるよう、HRメンバー一同これからも試行錯誤していきたいと思います。
SynspectiveにJoinする皆様が、入社後ロケットダッシュできるように全力でサポートします！
応募はこちらから：https://synspective.com/jp/recruit/